Descrizione del Servizio (Specificazioni...

 A. Introduzione generale

1. PROMIS^® (www.promis.eu/it) è una piattaforma digitale di servizi interattivi, Cloud/Software-as-a-Service e Intranet, ed un veicolo di Business Intelligence che consente a organizzazioni private e pubbliche di orientarsi nel labirinto di leggi, norme, standard, e altri regolamenti a cui sono sottoposte. Al tempo stesso consente di strutturare i loro processi e le loro conoscenze in modo da facilitare il contatto con i clienti, migliorare i rapporti con le autorità legislative e le istituzioni finanziarie, ottenere una certificazione più rapida e semplice, rendere più agevoli le revisioni e gli audit, ottimizzare le operazioni e ridurre drasticamente i costi.  La Piattaforma abilita il business grazie all’Innovazione Aperta (Open Innovation); organizza e personalizza la gestione integrata dei processi, la legislazione, l’apprendimento, la formazione, la strutturazione e la condivisione della conoscenza, la collaborazione e la comunicazione multilingue online, le Comunità della Conoscenza, il Mentoring digitale e la creazione di nuovi servizi grazie alla possibilità di riutilizzare le conoscenze ed i contenuti già disponibili all’ interno di un’ organizzazione. Offre strumenti e servizi per:

(i)    Strutturare e condividere le conoscenze individuali e istituzionali in più lingue,

(ii)   Collaborare, comunicare e lavorare in modo interattivo online in diverse lingue,

(iii)  Generare servizi utilizzando contenuti e conoscenze già esistenti in un’ organizzazione,

(iv)  Supportare la conformità alle norme, regolamenti, legislazione,

(v)   Mantenere trasparenza e ordine in un’organizzazione grazie ad un sistema di gestione integrata che supporta la conformità alla cogenza (compliance) basata su dati comprovati e un processo decisionale più rapido e conforme alle norme e ad altri requisiti legali.

La piattaforma PROMIS^® può essere usata in base alle esigenze particolari di ciascuno ed anche secondo la complessità dell’organizzazione da gestire: per esempio, una piccola organizzazione la trova utile per la sola parte riguardante la gestione documentale; altri la possono utilizzare per formalizzare complesse strutture di controllo dei processi per gestire in modo integrato gli aspetti dell’efficienza economica, della sicurezza, della qualità, dell’ambiente, ICT Security e protezione dati (GDPR), energia, risk management, formazione, etc.; altri ancora come luogo di condivisione di competenze ed esperienze esplicite ed implicite (comunità di pratica).

1. Ai professionisti PROMIS^® offre l’opportunità di fornire direttamente servizi di consulenza online ai loro clienti ed utenti finali. Tale servizio fornisce:

(a)  un metodo omnicomprensivo e strutturato sulle risposte ai problemi delle aziende;

(b)  la cooperazione, l’interazione e monitoraggio online col cliente ad un costo minimo;

(c) la qualificazione e certificazione dei consulenti ufficialmente riconosciuta a livello internazionale
( https://www.promis.eu/eu/wp-content/themes/promis/custom-2/files/CEN_CWA_16275_March_2011_FINAL.pdf )

1. Per ottenere l’accesso a PROMIS®, il Cliente deve registrarsi. L’uso di alcuni moduli in PROMIS® può essere soggetto ad ulteriori accordi tra PROMIS® ed il Cliente da cui possono derivare ulteriori spese e possono essere necessari ulteriori processi di registrazione.

1. Il metodo PROMIS® è basato su modelli di riferimento standardizzati, sottoposti a convalida da parte di organizzazioni neutrali ed indipendenti. Esso è basato sull’esperienza collettiva e le capacità della comunità dei consulenti. La conoscenza condivisa e le innovazioni sviluppate in maniera collaborativa da parte della comunità sono continuamente migliorate tramite l’adozione di un modello di gestione della conoscenza che si basa su un metodo scientificamente validato.

1. Sia Consulenti professionisti che  Assistente Locale di Gestione possono essere qualificati come consulenti per PROMIS®. Essi possono offrire i loro servizi a differenti livelli di esperienza. Un Consulente qualificato (ISO e/o EMAS e/o OSHAS) o riconosciuto, dotato di esperienza e, pertanto, esperto tecnico competente è un consulente, che fornisce consigli, risorse e formazione professionale all’interno di piccole e medie imprese e di altre società sotto cogenti aspetti:
   1. delle buone prassi
   2. della cogenza legislativa
   3. della valutazione e gestione delle prestazioni e
   4. del miglioramento continuo

nei settori della Sicurezza e Sanità e dello Sviluppo, della Tutela Ambientale e Qualità (SHEQ) della produzione. Tale Consulente viene riconosciuto come

-          Specialista la cui carriera industriale si afferma nella “leadership” del suo settore tecnico all’interno dello SHEQ avendo dimostrato le competenze richieste dal suo datore di lavoro e/o dalle autorità di regolamentazione.

1. Gli Assistenti Locali di Gestione sono persone che, dopo un adeguato addestramento, possono coadiuvare le PMI nell’applicazione di myPROMIS® (ad esempio con l’inserimento dati) e supportare il lavoro dei Consulenti qualificati. Essi possono essere personale in pensione, personale “part-time” o persone disoccupate che abbiano la necessaria preparazione e motivazione. Gli Assistenti Locali di Gestione non sottoscrivono PROMIS®, ma sono impiegati e pagati dalla PMI.

1. Questi consulenti con i requisiti necessari per PROMIS® saranno attentamente selezionati secondo criteri trasparenti d’idoneità. Qualunque relazione contrattuale tra i consulenti accreditati per PROMIS® ed il Cliente intercorre esclusivamente tra queste due parti. PROMIS@Service in qualità di ASP non è parte di tale rapporto contrattuale.

B. Servizi

PROMIS® fornisce al Cliente i seguenti servizi:

1. Conoscenze ed informazioni pre-elaborate con fini di assistenza nei processi decisionali e di delega di funzioni a personale interno o esterno.

Un sistema generico di gestione integrata online che adiuva le PMI:

•  a conformarsi ai requisiti richiesti per legge,
•  a mantenere un idonea organizzazione all’interno della società grazie a una adeguata documentazione e un manuale di istruzioni elettronico integrato che è conforme ai requisiti richiesti per ISO, EMAS e OHS)

1. Un “set” di strumenti pratici (ad esempio componenti integrati di software applicativi), funzionalità, modelli di documenti, liste di controllo, e questionari interattivi per l’auto-valutazione, corsi multilingue di formazione ed eLearning studiati per le PMI, a seconda del loro settore di competenza industriale, della loro localizzazione (ambito nazionale/regionale) e grandezza.
2. L’opportunità di ricercare consigli professionali e servizi indipendenti tramite i Consulenti PROMIS®, così come tramite la rete gli Assistenti Locali di Gestione.

C. Livelli Strutturali della Piramide/Poliedro

Al fine di fornire i servizi, il navigatore grafico del portale PROMIS®  si basa su un disegno piramidale. Ciascuna faccia della piramide tridimensionale consente al Cliente l’accesso ad una delle aree principali:

-          Servizi

-          Contenuti

-          Formazione

Ognuna di queste facce è suddivisa in 3 settori:

-          Tutela Ambientale

-          Tutela della Salute e della Sicurezza

-          Gestione della Qualità

Ciascun settore è poi diviso in diversi livelli:

-          Esame Iniziale

-          Legislazione

-          Come migliorare

-          Elaborazione dei processi aziendali

-          myPROMIS®, il nucleo del servizio fornito da PROMIS®, online, ed anche soluzioni di

gestione integrata intranet per una buona  qualità di gestione.

-     Esame Iniziale (Livello 1) – in questa fase la direzione di un ente può valutare il proprio stato in relazione agli adempimenti richiesti e alla situazione economica attuale in materia di Ambiente, Salute&Sicurezza e Qualità. L’Esame Iniziale si struttura in differenti moduli di comprensione e questionari di auto-valutazione che crescono di livello sulle tre differenti materie. Dopo aver completato il/i questionario/i, il Cliente può selezionare un Consulente da una lista di consulenti qualificati per PROMIS® che da allora interagiranno direttamente con la PMI. La PROMIS@Service in qualità di ASP non è né implicata nel processo di analisi, né nel contatto diretto con il Consulente qualificato per PROMIS®.

-          Legislazione (Livello 2) – Questa fase consente al Cliente di individuare specifiche e rilevanti leggi e regolamenti nazionali ed Europei, materiale informativo sui rischi e sui dati del prodotto. Il materiale documentale sopradescritto è aggiornato continuamente da parte dei fornitori di contenuti.

PROMIS@Service, come Software-as-a-Service provider non ha nessuna influenza sulla qualità o completezza dei materiali forniti.

-          Come migliorare (Livello 3) – Questo livello offre materiali, corsi di formazione ed eLearning, buone prassi ed altre informazioni e servizi al fine di colmare  le carenze di conoscenza e di abilità della PMI in un particolare settore. Lo scopo del Livello 3 è quello di migliorare le attuali prestazioni integrate di gestione, come ad esempio documentazioni di buone prassi relative alla gestione dello SHEQ, le analisi del rischio, istruzioni operative standardizzate quali istruzioni relative a materiali pericolosi e macchine operative, liste di controllo sulla sicurezza, o manuali di organizzazione di Salute e Sicurezza, corsi di formazine ed online training altamente specializzati ma anche generici.

-          Ottimizzazione dei processi aziendali (Livello 4) – Questo livello aiuta ad applicare conoscenze e capacità al fine di migliorare i livelli di cogenza e le prestazioni nei settori dello SHEQ.

Esso fornisce servizi online per le PMI ed i loro Consulenti offrendo differenti moduli di supporto di consulenza, linee guida e raccomandazioni che la PMI possa migliorare le proprie prestazioni in materia di SHEQ.

-          myPROMIS® (Livello 5) – Questo livello fornisce alle PMI ed ai Consulenti di acquistare il proprio spazio di lavoro online nel quale essi possano determinare i loro propri processi e gestire la propria azienda con l’assistenza online di Consulenti qualificati per PROMIS®, dove sia necessario.

myPROMIS®, il nucleo del servizio PROMIS®, è una soluzione di gestione integrata, basata su internet, per una buona qualità di organizzazione aziendale. Tramite questo strumento di gestione, il Cliente viene messo in grado di comprendere i requisiti legali e le raccomandazioni dei moderni sistemi integrati di gestione. Di conseguenza, il Cliente è nella condizione di rispondere ai requisiti per la sua impresa in maniera adeguata relativamente alla grandezza ed alle necessità della PMI. myPROMIS® supporta il Cliente in tutte le fasi di attuazione, i risultati della quale sono automaticamente riportati in un manuale elettronico, che segue i requisiti ISO, EMAS, OHS, GDPR, e tutti i tipi di standard.

D. Modi Alternativi di Utilizzo

PROMIS® può essere utilizzato in tre modi alternativi:

1)    Utilizzo di tutti i servizi PROMIS® da parte di Piccole e Medie Imprese (PMI) e/o Consulenti in proprio;

2)    Utilizzo di parte o di tutti i servizi PROMIS® con l’assistenza di associazioni locali di PMI e/o associazioni di consulenti per PMI;

3)    Utilizzo di parte o di tutti i servizi di PROMIS® con il supporto di Consulenti qualificati per PROMIS® e/o di Assistenti Locali di Gestione regionali.